tips para hacer un buen cierre de caja y evitar pérdidas en tu negocio
Si quieres controlar el flujo de efectivo y evitar pérdidas en tu negocio, es necesario realizar un correcto cierre de caja a diario. En esta nota, te explicamos los principales errores que se cometen en este proceso y cómo puedes corregirlos si usas un software de ventas.
¿Qué es el cierre de caja y por qué es importante?
¿Cómo funciona el cierre de caja? Para que no te queden dudas, queremos compartirte la historia de Julio, el dueño de una tienda de accesorios para mascotas. Un día, este emprendedor realizó ventas por S/2000. De forma adicional, recibió un saldo de S/200, correspondiente a una venta anterior realizada a crédito, y tuvo que retirar S/500 para pagar a un proveedor.
Como todos los días, antes de cerrar su tienda, Julio necesitaba verificar que el dinero en su caja coincidiera con los ingresos y egresos realizados en el día. De acuerdo a sus cálculos, él debería tener S/1700 (2000+200-500). Luego de contar cuidadosamente el dinero, Julio pudo verificar que los montos coincidían y su caja estaba en orden.
El proceso que Julio realizó se llama “cierre de caja”, y sirve para contabilizar el dinero disponible en la caja registradora y contrastarlo con el valor reportado de las ventas. Esta acción debe llevarse a cabo todos los días, ya sea al final de la jornada o en cada cambio de turno.
Por medio del cierre de caja, los emprendedores como Julio pueden controlar su flujo de efectivo y asegurarse de tener información precisa de sus finanzas, lo que facilita la toma de decisiones. Además, pueden detectar rápidamente cualquier irregularidad y así prevenir robos o la manipulación fraudulenta por parte de malos trabajadores.
¿Cómo se producen los descuadres de caja?
¿Qué pasaría si al contar el dinero de su caja, Julio se da cuenta de que tiene S/1500, y no S/1700? En ese caso, estaríamos ante un descuadre de caja, que se produce cuando el monto contabilizado no coincide con los valores registrados en el sistema.
Estos descuadres se generan por diversos motivos. Los más comunes son:
- Errores humanos: un trabajador cansado es propenso a cometer errores al momento de dar un vuelto, registrar las transacciones o sumar los montos totales con impuestos.
- Pérdida de comprobantes: sin los registros se pueden omitir algunas ventas u operaciones.
- Salidas o entradas de dinero no registradas: ocurre cuando se retira efectivo para realizar una operación (ej: pagar a un proveedor) y no se registra en el sistema.
- Manipulación fraudulenta: por parte de trabajadores deshonestos.
Cabe señalar que un descuadre no solo se produce cuando el dinero en caja es inferior al monto registrado, sino también en el caso contrario, cuando el conteo excede el valor de la venta.
Tips para hacer un buen cierre de caja
Un mal cierre de caja puede ocasionar pérdidas económicas y llevar a la toma de malas decisiones en el negocio. Por ello, es importante implementar buenas prácticas que te ayuden a optimizar este proceso. A continuación, te dejamos algunas recomendaciones que te pueden ser de utilidad.
1) Automatiza el cierre de caja con un sistema de ventas
Un software especializado te ayuda a automatizar los procesos, para así hacerlos más ágiles y precisos. Además, te permite minimizar los errores y ahorrar tiempo, el cual luego puedes invertir en actividades más beneficiosas para tu negocio.
2) Asigna a un responsable
Para poder realizar una adecuada supervisión y control, es recomendable asignar a un solo trabajador por turno para que sea el responsable del cierre de caja. Así evitas que muchas personas manipulen la caja y se cometan errores o se produzcan irregularidades.
3) Realiza cierres de caja frecuentes
Se recomienda realizar los cierres de caja cada vez que tu personal cambia de turno. Esto te permitirá identificar posibles errores o incluso robos.
Automatiza tu cierre de caja con AyniWEB
Con el sistema de ventas y gestión comercial de AyniWEB puedes realizar tus cierres de caja con mayor precisión y en menos tiempo. Al no tener que realizar los cálculos de forma manual, evitarás que se produzcan errores al momento de dar un vuelto o sumar los totales.
Otra ventaja de usar AyniWEB es que todas tus transacciones quedarán registradas, por lo que te será más fácil verificar los montos de las operaciones realizadas e identificar las discrepancias. Además, podrás asignar roles a tus trabajadores y designar a una sola persona para que se encargue del cierre de caja, lo que facilitará las labores de supervisión.
¿Listo para impulsar tus ventas? Contrata AyniWEB y potencia la productividad de tu negocio.
