reporte de ventas: ¿qué es y cómo crearlo?
Para que tus ventas crezcan, necesitas medir tus resultados, ya que es la única forma de verificar si tus estrategias están funcionando o si tienes que cambiar de rumbo. Para ello, necesitas generar reportes de ventas.
Si estás emprendiendo y no sabes cómo crear este tipo de reporte, en esta nota te contamos todo lo que necesitas saber.
¿Qué es un reporte de ventas y por qué es importante?
El reporte de ventas es un documento que reúne información de valor sobre el área comercial, como la cantidad de ventas realizadas, el valor de las ventas, el costo de adquisición del cliente, el retorno sobre la inversión, etc.
Este reporte sirve para medir el desempeño de las estrategias comerciales y el trabajo del equipo de ventas. De esta forma, permite verificar las acciones que mejor han funcionado e identificar oportunidades de mejora en los procesos. Por este motivo, los reportes son esenciales para la toma de decisiones, tanto en el área comercial como en otros departamentos.
¿Qué tipos de reportes existen?
Existen diversos tipos de reportes. Si se agrupan por frecuencia, los tres tipos de reportes más comunes serían:
- Diario: muestra la cantidad de movimientos generados en el área durante las últimas 24 horas. Es útil para medir el rendimiento del equipo de ventas durante el día y mantener un buen nivel de productividad.
- Semanal: mediante este reporte puedes identificar rápidamente errores o situaciones que requieran una atención urgente, antes de que perjudiquen la relación con tus clientes. También te brinda información útil para las reuniones semanales del equipo de ventas y te permite orientar a tus vendedores para alcanzar los objetivos del mes.
- Mensual: este reporte no sirve para tomar acciones correctivas inmediatas, puesto que no te brinda información del momento, sino acumulada durante un mes. No obstante, te ayuda a tener una visión más completa en función a los objetivos de mediano y largo plazo. Además, es útil para conocer el estado del embudo de ventas, la tasa de conversión y el rendimiento del equipo.
Como ves, los reportes más frecuentes te brindan una fotografía del momento, mientras que aquellos que se hacen con menos periodicidad te permiten analizar la evolución de las ventas para identificar tendencias.
Además de estos reportes, también puedes hacer análisis enfocados en otros aspectos, como las tasas de conversión, el proceso de ventas, el desempeño de ciertos productos o servicios, la predicción de ventas, entre otros. Y si deseas, puedes segmentar tus resultados de acuerdo a los canales de venta o los vendedores.
¿Cómo hacer un reporte de ventas?
La planificación
Antes de crear tu reporte de ventas, debes evaluar con qué herramientas vas a trabajar. Actualmente existen muchos sistemas que pueden realizar la mayoría de los procedimientos de forma automatizada. AyniWEB es uno de ellos.
Otro punto a considerar antes de empezar a elaborar tu reporte son los objetivos. Si sabes qué quieres conseguir con el informe, te será más sencillo escoger el tipo de reporte adecuado y recabar la información necesaria.
Finalmente, asegúrate de contar con información actualizada y confiable. De lo contrario, los resultados podrían ser perjudiciales para tu negocio.
Reportes manuales
Si prefieres hacer tu reporte de forma manual, a continuación te mostraremos los pasos básicos. Cabe señalar que cada reporte puede variar en función a los objetivos. En este artículo te mostraremos cómo crear un reporte de crecimiento donde puedes ver tus resultados semanales, mensuales o anuales. Para hacerlo, necesitas tener conocimientos básicos de Excel.
Los pasos son los siguientes:
- Reúne la información de tus resultados de ventas y colócala en una plantilla de Excel.
- Crea una tabla dinámica en Excel e incluye, en cada casilla, títulos que identifiquen los datos que vas a colocar (ej: mes, año, vendedor, etc.)
- Usa las fórmulas disponibles para calcular los datos que necesitas. Por ejemplo, para saber cuánto han crecido las ventas en un mes, puedes realizar la siguiente operación: (ventas del mes actual) - (ventas del mes anterior). Puedes arrastrar la celda para que los resultados se completen automáticamente en las casillas que corresponden.
- Crea gráficos para representar la información de forma más atractiva y comprensible.
Reportes de venta automatizados
Otra opción es crear tus reportes de forma automática por medio de un sistema de ventas. En este caso, no necesitas realizar muchas acciones, ya que el sistema automatiza la mayoría de los procesos.
Gracias a esta alternativa, podrás:
- Ahorrar tiempo, ya que la información se reunirá y ordenará de forma automática.
- Mantener el foco en lo importante. Tu equipo podrá dedicar su esfuerzo en maximizar las ventas, en lugar de generar reportes.
- Analizar información en tiempo real. Evitarás el riesgo de tener información errónea o desactualizada
- Compartir información rápidamente a otros miembros del equipo.
Recomendaciones finales
Tanto si usas un sistema o haces tus reportes de forma manual, debes asegurarte de que los resultados sean presentados de forma clara y concisa. Recuerda que es probable que este documento sea leído por diferentes personas dentro de la empresa, incluso por quienes no forman parte del área comercial.
Asimismo, es imprescindible incluir, luego de los resultados y gráficas, conclusiones y recomendaciones que resalten los hallazgos y presenten las acciones a realizar para mejorar el rendimiento. De otra forma, el reporte tendría poca utilidad.
Crea tu reporte de ventas con AyniWEB
Como explicamos anteriormente, existen diversas herramientas informáticas que te permiten crear reportes de ventas automatizados. Una de ellas es AyniWEB.
Con el Sistema de Venta y Gestión Comercial de AyniWEB, puedes crear rápidamente reportes de ventas a partir de determinados productos o servicios, sucursales, clientes, vendedores, etc. La herramienta además arroja informes con gráficos sencillos de entender, los cuales puedes visualizar de forma online o exportar a un documento de Excel.
AyniWEB también te permite controlar tu inventario minuto a minuto y vender de forma sincronizada a través de diversos canales, sean online u offline.
