ocho indicadores de compras que toda empresa debe tener
Toda restructuración de procesos, reingeniería o mejora debe tener dentro de su estructura una manera de medir si se alcanzan o no se alcanzar los resultados esperados. Por eso queremos repasar los indicadores que toda área de compras debería considerar implementar para una buena gestión.
Antes de pasar a los indicadores, recordemos que no se trata de medir por medir ya que existen diversas variables alrededor de un indicador que debemos evaluar para determinar si la organización está lista para implementarla o no.
Cada empresa, cada proceso, cada trabajador tiene distintas preocupaciones y distintos recursos para poder trabajarlos, tanto el modelamiento de procesos como los indicadores deberían responder siempre a atender esas preocupaciones.
Tiempo de ciclo de la orden de compra
En simple es el tiempo que transcurre desde que se declara la necesidad desde el área usuaria hasta que se envían las PO (Purchase Order u Orden de Compra). Este es un indicador importante para demostrar la velocidad que tiene el área de compras.
Lógicamente este indicador se complementa con el plazo de entrega del proveedor para poder calcular el tiempo total para la atención de los requerimientos.
Plazo de entrega del proveedor
El plazo de entrega del proveedor es el tiempo que demora el proveedor desde que recibe la PO hasta que entrega satisfactoriamente el producto o inicia el servicio.
Es importante tener claridad sobre este indicador a titulo general de proveedores como por cada proveedor por que es la única manera en la podemos estimar con relativa seguridad cuanto tiempo demorará el área en atender el requerimiento.
Muchos dicen que el truco no está en demorarse poco, sino en demorarse siempre lo mismo.
Tasa de cumplimiento
Hay distintas maneras de medir la calidad de un proveedor y pero un indicador que no puede faltar es la tasa de cumplimiento de sus contratos.
Es muy sencillo de calcular y aquí te presento dos manera distintas de hacerlo.
Contratos concluidos dentro de plazo / total de contratos
Se tienen que tener identificados cuantos contratos fueron concluidos dentro del plazo propuesto y dividirlos entre el total de contratos con ese proveedor.
Precio pagado / Precio cotizado
Esta segunda manera es más “interesante” para la gerencia ya que traducimos el indicador a precio. Es muy incómodo para las áreas usuarias presupuestar una cantidad de recursos (muchas veces obtenida con esfuerzo) y que al final se termine gastando de más.
Tener controlado esta ratio reflejará la buena gestión que el área de compras viene realizando.
Idoneidad del proveedor
La manera más sencilla de medir idoneidad es primero establecer “que es idóneo” para la organización. No todos los productos o servicios requeridos son críticos para una organización, por lo que en principio no todos los proveedores deberían ser sometidos a un profundo escrutinio.
Ahora bien, una vez identificados los productos y servicios críticos (pueden ser por el monto, la cantidad, la exclusividad, etc) se deberá definir una serie de criterios para poder evaluar al proveedor que suministrará esos productos y/o servicios. Luego se evaluará punto a punto y finalmente se tendrá un nivel de cumplimiento o de “idoneidad”. Este proceso habitualmente se denomina “Homologación de proveedores” y puede ser desarrollado por terceros (AENOR, SGS, Bureau Veritas, etc.)
Exactitud de la orden de compra
Un indicador muy utilizado en empresas que principalmente compran productos a gran escala. ¿de que sirve ser veloz gestionando el requerimiento o si el proveedor es más veloz aún para atender el requerimiento si entrega cosas que no son o falladas?
Entregas erróneas / número total de PO
De esta manera podremos identificar el número de reprocesos en el que incurrimos y por lo tanto el costo de no calidad en el proceso.
Tiempo de ciclo de la PO
La suma de Tiempo de ciclo de la orden de compra y Plazo de entrega del proveedor.
Concretamente mide, el tiempo que demora el área de compras en satisfacer un requerimiento del área usuaria.
Costo por factura y orden de compra
Este es un indicador que requiere cierto nivel o una alta cultura de procesos. Lo que mide el indicador es lo que le cuesta a una empresa generar una orden de compra. En otras palabras, eficiencia.
Imaginemos que en nuestra organización nuestra área de compras se constituye por 2 personas, y esas 2 personas logran colocar 100 PO al mes, la manera de calcular el indicador sería:
Costo del área de compras / N° de PO
Si el costo de esas 2 personas representará 3 mil dólares al mes, entonces estaríamos frente a una empresa que tiene que gastar 30 dólares por cada PO que coloca (cifra bastante elevada).
Se estima el número ideal debe ser de 10 dólares por cada PO colocada, sin embargo, esto puede cambiar dependiendo de la industria y el nivel de automatización. Si el proceso de compras esta bien automatizado pueden llegar costos muy bajos.
Una reciente encuesta de APQC muestra que las organizaciones con poca o ninguna automatización terminan gastando al menos 10 dólares o más por factura.
Ventas sobre Gasto
Un área de compras debe ser sensible a sus ventas, si las ventas caen, las compras deberían de bajar.
La idea de medir este ratio es poder actualizar los presupuestos o en todo caso, tomar decisiones informadas al respecto.
El mundo de los indicadores es muy grande, la clave esta en implementar los de mayor valor o los que nos ayudarán a tomar decisiones. Es lógica aplica a todas las áreas de una empresa.
